Электронный документооборот: особенности внедрения

ЭДО (электронный документооборот) — система цифровизации делопроизводства, упрощающая и ускоряющая передачу информации внутри предприятия, государственным органам, поставщикам и клиентам. Внедрив ЭДО, компания автоматизирует основные бизнес-процессы, отказываясь от «ручного» труда.

Цели и необходимость ЭДО для бизнеса

Основные, но не единственные задачи, решаемые при ведении электронного документооборота:

• Экономия рабочего времени сотрудников кадрового, юридического, бухгалтерского отделов организации;

• Оперативный поиск по ключевым словам требующихся документов в виртуальном архиве;

• Быстрое согласование и доставка деловых бумаг (передача электронных копий занимает секунды, в отличие от доставки печатных образцов документов курьером);

• Контроль над исполнением профессиональных обязанностей персоналом;

• Защита конфиденциальных сведений путем разграничения уровней доступа к документации для сотрудников и шифрования информации;

• Редактирование, сортировка, хранение документов в единой базе;

• Экономия на покупке расходных материалов, канцелярии, оргтехники, оплате курьерских услуг.  

Для организации электронного документооборота применяются СЭД. Программы не только формируют деловые бумаги в электронном формате, но и решают ряд важных бизнес-задач.   

Документооборот: ключевые бизнес-процессы

Ниже перечислены те бизнес-процессы для автоматизации, которые закладываются в СЭД изначально. При необходимости, программы можно дорабатывать и гибко настраивать под нужды конкретного предприятия.

Автоматизируемые с помощью СЭД рабочие операции:

• Обработка

Автоматизируются все процессы обработки документации. Для исходящих и входящих документов это перемещение в дело, ознакомление, исполнение, рассмотрение, регистрация, подписание, согласование. 

• Подписание/утверждение

Важный реквизит рабочей документации, благодаря которому бумаги получают юридическую силу. Бизнес-процесс используется для отправки исходящих и внутренних документов ответственным сотрудникам.

• Согласование

Предварительный анализ проекта документации, ее соответствия актуальным нормативно-правовым регламентам, своевременности, целесообразности, обоснованности. Бизнес-процесс применяется для отправки любых типов файлов и документов ответственному персоналу.

• Регистрация

Присвоение деловой бумаге регистрационного номера и отправка сведений о ней в учетно-регистрационную форму. Другими словами, присуждение документу официального статуса.  

• Поручение

Вид бизнес-процесса исполнение, но лишь для одного сотрудника.

• Рассмотрение

Бизнес-процесс, требующийся для принятия решения о последующей обработке в СЭД служебной записи, другой внутренней или входящей документации.

• Ознакомление

Процесс, необходимый для направления конкретному получателю (-ям) документации или иных объектов СЭД для изучения и осведомления.

• Исполнение

Бизнес-процесс, служащий для исполнения рабочих задач, которые ставятся перед одним или одновременно несколькими пользователями. Дополнительный функционал — назначение ответственного исполнителя, проверка итогов исполнения задачи, настройка опций контроля.  

Преимущества использования 1С:Документооборот

Электронный документооборот можно внедрить с помощью разных по стоимости, функциональности и прочим параметрам СЭД. Однако наибольшей популярностью пользуется софт, разработанный на базе 1С.

1С:Документооборот — современная программа, позволяющая управлять всем ЕСМ (контент предприятия). С ее помощью можно поэтапно отправлять, организовывать, планировать и сохранять информацию о проектах и бизнес-процессах в установленной и интуитивно понятной форме. Утилита существенно упрощает исполнительский контроль, т.к. ориентирована на формирование корпоративной ответственности и взаимодействие персонала.

Используя систему автоматизации документооборота на платформе 1С, компания:

• Повышает трудовую дисциплину сотрудников;

• Минимизирует риски потери документации;

• Обрабатывает документы в сокращенные сроки;

• Увеличивает качество готовых деловых материалов;

• Упорядочивает наиболее важные бизнес-процессы.

В числе преимуществ 1С:Документооборот — легкость интеграции. Базовых функций программы достаточно для бесшовной интеграции с софтом на основе ПО 1С:Предприятие, одностороннего обмена с базами данных других разработчиков, синхронизации сведений.

Этапы внедрения 1С:Документооборот

Внедрение СЭД на базе 1С производится специалистами поэтапно. Рассмотрим основные стадии:

1. Принятие решения о необходимости использования программы 1С:Документооборот. На встрече с исполнителем заказчик услуги обсуждает рабочие потребности предприятия, этапы и подходы к интеграции софта, обязательный функционал системы. Итогом становится формирование коммерческого предложения с указанием цены, сроков внедрения СЭД.

2. Подписание соглашения. Клиент знакомится с договором, задает дополнительные вопросы и получает ответы. При необходимости, в документ вносятся правки. Согласованный договор подписывается сторонами сделки.    

3. Начало внедрения системы. Заказчик предоставляет список ответственных лиц для участия в проекте. Исполнитель моделирует и интегрирует программное обеспечение.

4. Обучение, пуско-наладка, тестирование. Ответственные сотрудники обучаются использованию программы. Даются подробные консультации по появляющимся вопросам.

5. Использование СЭД. Система электронного документооборота исполняет важные бизнес-процессы автоматически, т.е. быстро и безошибочно. Работа бухгалтеров, юристов и других специалистов компании значительно упрощается.

Если вы ищите опытный коллектив для внедрения решений на базе 1С, обращайтесь в нашу компанию. Мы разрабатываем и интегрируем СЭД в заранее согласованный срок и по выгодной стоимости. Нашим заказчикам доступен не только типовой софт 1С:Документооборот, но и индивидуальные системы электронного документооборота. Т.е. программы, создаваемые под нужды конкретного предприятия с учетом его бизнес-процессов.