Заказать звонок

Кейсы «1С:Документооборот» в торговле, производстве и услугах

Специалисты Neti занимаются внедрением и доработками «1С:Документооборот» с 2018 года. Мы участвовали в проектах ДО в торговле, услугах и производстве. Из-за требований NDA мы не вправе раскрывать названия компаний-заказчиков, но можем описать задачи, с которыми им помогали. Вот некоторые из них.

Торговля: внедрить «1С:Документооборот» с нуля 

Заказчик: поставщик кофе, чая, какао и пряностей. У клиента на территории России много торговых точек.   

Дата проекта: осень 2019 года

Задача: внедрить «1С:Документооборот», создать механизм переноса данных из Excel и доработать систему под нужды компании.

Региональные менеджеры собирают и передают данные о продажах в Excel. Раньше таблицы отправляли по электронной почте, из-за чего возникали трудности со сбором и согласованием документов. Некоторые файлы терялись, некоторые долго находились на утверждении.


Настроили интеграцию «1С:Документооборот» с Excel

Заказчик решил внедрить «1С:Документооборот», чтобы процесс обработки внутренних документов стал прозрачным. Но компания не могла полностью отказаться от Excel: в программе забиты удобные для подсчета данных формулы, которые сложно и дорого реализовывать в ДО. Нас попросили придумать гибкий механизм, который позволил бы быстро переносить информацию из Excel в «1С:Документооборот». Заказчик хотел, чтобы пользователи могли настраивать параметры, по которым формируются ключевые показатели, транслируемые из Excel в ДО.

Мы создали алгоритм загрузки реквизитов из файлов Excel. Чтобы не вносить изменения в конфигурацию, написали его в расширении. Разработали 8 условий, по которым программа может считывать данные из Excel-таблиц. Теперь, когда пользователь загружает в ДО таблицы, в системе создается внутренний документ, к которому привязывается Excel-файл, а ключевые показатели отправляются в дополнительные реквизиты документа, чтобы ими можно было оперировать в рамках 1С. Параметры, по которым выводятся ключевые показатели, задает сотрудник компании.


Настроили автоматическую регистрацию документов

Также заказчик хотел автоматизировать процесс регистрации документов после согласования. Эту задачу мы решали без доработок конфигурации, используя механизм детекторов и обработчиков. Написали код, который отслеживает появление согласованных, но незарегистрированных документов и передает сигнал о них обработчику. Обработчик присваивает номер согласованному документу и экспортирует этот номер в Excel, а файл помещает в определенную папку на хранение. После этого все заинтересованные пользователи автоматически получают уведомление о том, что документ согласован и зарегистрирован.  


Что в целом сделано по проекту

Мы внедрили «1С:Документооборот» в компании, создали более 10 видов документов и прописали маршруты их обработки.

Для коммерческого отдела реализовали длинные схемы согласования: количество пунктов в маршрутах обработки некоторых документов доходит до 30 и зависит от условий.

Для маркетингового отдела доработали функционал проектных задач. В базовой версии ДО предполагается, что для управления проектом есть человек, который создает задачи и ставит их исполнителям. Наш клиент хотел, чтобы этим занималась программа. Мы разработали длинные маршруты с разными условиями, в зависимости от результата которых система автоматически переводит задачу на нужного исполнителя.

Ход проекта заказчик контролирует с помощью диаграммы Ганта. Этот инструмент предусмотрен в «1С:Документооборот», но завязан на стандартном функционале проектных задач. Так как функционал был доработан, потребовалось написать отчет, который подстраивает диаграмму Ганта к новым процессам. Мы это сделали. Теперь на диаграмме Ганта можно посмотреть, как продвигается проект: какие задачи выполнены, какие — в работе, какие будут дальше.

Диаграмма Ганта отредактированная.jpg

Доработанная диаграмма Ганта

После внедрения ДО процесс обработки документов ускорился в два раза, его стало легче контролировать. Теперь данные хранятся в одной базе — ничего не теряется. Настроенные права доступа позволяют сохранить в секрете информацию, которая является коммерческой тайной, и исключить утечку.   


Производство: доработать в «1С:Документооборот» функционал проектной работы и контрольных точек

Заказчик: производитель железнодорожного транспорта с уже внедренной системой ДО 

Дата проекта: осень 2018 года

Задача: доработать стандартный функционал проектной работы и контрольных точек в «1С:Документооборот», настроить автоматическое распределение прав доступа. 

В «1С:Документооборот» большие проекты делятся на этапы, каждый из которых состоит из контрольных точек. Стандартный отчет ДО предполагает простой список контрольных точек. Заказчику хотелось сделать его удобным и наглядным, чтобы видеть контрольные точки каждого этапа в виде пентаграмм.

Мы доработали функционал и сделали три варианта этого отчета. Например, один из них — таблица, которая строится сверху вниз. В колонке обозначается исполнитель, а в строке отображаются две контрольные точки. В зависимости от состояния, контрольной точке присваивается цвет-оценка: зеленый — «исполняется в срок», желтый — «есть риски», красный — «под угрозой срыва», серый — «не определено». Круг покрупнее — текущая контрольная точка, при нажатии на которую попадаешь в ветку проекта, где можно посмотреть, какие этапы получили наихудшие оценки. Круг поменьше — контрольная точка в ветке проекта, получившая худшую оценку.

Благодаря этому отчету руководитель оперативно узнает, что происходит на проекте, видит, кто справляется с задачами, а кто нет, и может быстро повлиять на ситуацию.


Пример отчета с контрольными точками

Следующая доработка также была связана с функционалом контрольных точек и касалась прав пользователей. В типовом ДО доступ к документам настраивается в зависимости от их реквизитов. У клиента система распределения прав была доработана и в ее основе лежал доступ к контрольным точкам — ответственный сотрудник мог просматривать любую контрольную точку. Но к контрольным точкам привязаны внутренние документы и файлы — к ним пользователь доступа не имел. Когда он переходил в карточку контрольной точки, то привязанные документы и файлы у него не отображались. Нас попросили найти способ быстро давать сотруднику права переходить во все документы и файлы, связанные с контрольными точками.  

Заказчику было важно решить задачу быстро, поэтому мы доработали стандартные средства ДО. Теперь, когда пользователь отрывает карточку контрольной точки, он видит список документов и файлов, даже если у него нет доступа к этим объектам. Если сотрудник кликает на документ, для него в фоновом режиме происходит перерасчет прав, и файл открывается. Доступ у пользователя сохраняется.


Услуги: настроить межведомственную корреспонденцию

Заказчик: организация с широким спектром услуг — от исследовательских работ до сдачи помещений в аренду  

Дата проекта: май-июнь 2020 года

Задача: упростить обмен внутренней корреспонденцией между юридическими лицами холдинга в «1С:Документооборот» версии 2.1.11 

У заказчика разветвленная структура, состоящая из множества юридических лиц, которые ведут документооборот в одной базе. Ему потребовался обмен входящими и исходящими документами внутри ДО, чтобы когда одна «дочка» отправляет письмо другой, оно автоматически регистрировалось в той же базе как входящий документ. Доработку сделали другие исполнители.

Мы обеспечили правильное формирование межведомственной корреспонденции. Теперь в письмах корректно заполняются связи, а пользователь может сослаться на исходящий ответ или внутренние документы, которые затрагивались в переписке. После регистрации документа автоматически запускаются бизнес-процессы ознакомления, а заинтересованные исполнители получают уведомления и наделяются правами доступа.

Если вы хотите перейти на «1С:Документооборот», мы поможем вам безопасно внедрить систему и доработать ее под ваши бизнес-процессы. Если вам интересно, давайте обсудим проект более предметно. Позвоните нам или оставьте заявку на сайте.         


Возврат к списку

Наши услуги и вакансии

Разработчики
на full-time
Программист 1С на 8 часов в день
от 1 600 руб/час
Позадачная
разработка 1С
Доработки и развитие любых решений на платформе 1С
Стоимость по оценке
Карьера в Neti

Вакансии разработчиков и консультантов 1С
З.П. от 100 000 рублей