Заказать звонок
03.06.2021

С настройкой аналитики по направлениям деятельности, исправлением налогового учета и разработкой матрицы доступа для сотрудников

Заказчик

Группа компаний с разными направлениями деятельности

Проект

Переход с 1С:УПП на 1С:ERP. Дополнительные задачи: исправление налогового учета, настройка прозрачной аналитики по направлениям деятельности, разработка матрицы доступа в разрезе направлений деятельности

Результат

Переход на ERP и дополнительные работы выполнены всего за 9 месяцев.

upp erp.png

Резюме

Заказчик обратился в Neti, чтобы настроить прозрачный учет внутри группы компаний. Сделать это нужно было одновременно с переходом с 1С:УПП на 1C:ERP. Дополнительно заказчик просил разобраться с ошибками в налоговом учете и создать матрицу доступа для сотрудников. Мы выполнили все задачи за 9 месяцев. После перехода даже не понадобились дополнительные консультации: бухгалтеры заказчика успешно закрыли отчетный период самостоятельно, без нашей помощи.

Ситуация

Заказчик — группа компаний — работает в четырех сферах деятельности: строительно-монтажные работы, разработка программного обеспечения, обслуживание и сопровождение ПО и перепродажа и продление лицензий на программы других производителей. Клиент ведет деятельность по всей России: в одних направлениях дистанционно, в других — сотрудники выезжают на объекты. 

Заказчик работал на старой версии 1С:УПП. База данных была доработана и объединена с блоком финансового учета БИТ.ФИНАНС. При этом по неизвестной причине налоговый учет работал некорректно и бухгалтеры делали расчеты вручную по всем направлениям.

Руководство заказчика хотело вести прозрачный учет по видам деятельности. Реализовывать эту задачу на устаревшей УПП смысла не было: через несколько лет фирма «1С» перестанет ее поддерживать. Поэтому заказчик решил перейти на современную 1С:ERP, а заодно реализовать сопутствующие задачи, чтобы снизить нагрузку на бухгалтеров и разграничить доступ к данным

Задача

Заказчик делит работу со своими клиентами на проекты. С одним и тем же клиентом одновременно могут идти несколько проектов. Например, проект на строительные работы, проект на разработку программного обеспечения и проект на сопровождение программ. С точки зрения финансового учета, все это несвязанные проекты и по каждому из них нужна аналитика, чтобы видеть выручку и считать себестоимость.

К задаче по настройке прозрачного учета добавлялась задача разграничения прав доступа к базе данных для разных сотрудников. Также было необходимо восстановить и настроить налоговый учет в новой системе.

Таким образом, предстояло решить 4 задачи: 

  1. Перевести группу компаний с 1С:УПП на 1С:ERP; 

  2. Корректно настроить налоговый учет;

  3. Разработать матрицу контроля доступа;

  4. Настроить учет в разрезе проектов.

Решение

Перед началом работы мы поехали в командировку к заказчику, чтобы встретиться с руководством и сотрудниками, работу которых затронет переход на ERP. Мы общались с учредителем группы компаний, директором, финансовым директором, главным бухгалтером и начальниками отделов продаж, закупок и производства.

Со стороны Neti было двое людей: консультант-методолог и руководитель проекта. Чтобы провести экспресс-знакомство с учетом в ERP, во время встречи мы развернули базу и в режиме реального времени моделировали процессы. Сотрудники заказчика видели изменения и понимали, как привычные операции будут отражаться в новой программе.


Надежда

Консультант-методолог 1С Neti


Переход с УПП или КА на ERP занимает, как правило, от года. У заказчика, правда, было сильное желание успеть чуть ли не за три месяца. Но мы сразу предупредили, что так не бывает. По моему опыту, даже если разработчики укладываются в срок, то заказчики обычно не успевают подготовиться, скорректировать документы и провести организационные работы. Чтобы руководству заказчика было легче планировать внутренние процессы, мы составили наглядный план внедрения-перехода, который опирался не на даты, а на часы: в нем было видно, сколько времени потребуется на каждый блок.

 

Предпроектное обследование

Предпроектное обследование проходило через онлайн-встречи с разными отделами. Ключевые пользователи заказчика показывали свою работу в УПП, особенно в части пересечений с модулем БИТ.ФИНАНС. Наблюдая, как сотрудники на местах работают с программой, мы составляли схемы бизнес-процессов и анализировали распределение прав для матрицы доступа в разрезе проектов. Разобравшись в процессах и правах, мы приступили к моделированию системы.


Моделирование системы

Моделирование помогает понять, какие части стандартного функционала 1С:ERP понадобится дорабатывать под клиента. Мы наложили бизнес-процессы заказчика на функционал ERP и увидели зоны, которые не перекрывали потребности бизнеса. 

Одной из таких потребностей было оформление заказов с нулевой стоимостью. Старая конфигурация УПП нулевые заказы проводила спокойно. Новая 1С:ERP такого сделать не позволяет.

Для того чтобы обойти это ограничение, мы доработали документ «Заказ клиента». Сделали отдельную вкладку «Спецификация договора» с многоуровневой структурой. Это позволило вносить товары и услуги вручную, в том числе с нулевой стоимостью. Данные из «Спецификации договора» выводятся в печатные формы и первичную документацию.

Мы проработали новую структуру базовых справочников: классификаторы номенклатуры, взаиморасчеты, структуру предприятия, статьи доходов и расходов. После этого началась разработка правил переноса с учетом таблиц соответствия базовых справочников для корректного отражения данных в ERP и выгрузка в новую базу необходимых документов.


Разработка

Мы столкнулись с ошибками в исходных данных в УПП. Иногда было непонятно, откуда берутся цифры — несмотря на то, что мы раскручивали операции по цепочке. Особенно сбивали с толку ручные операции, цель которых была неясна. В такие моменты мы спрашивали у пользователей, какой смысл они закладывали в эти операции и что вообще хотели отразить. 

Сотрудники заказчика задавали много вопросов по взаиморасчетам с контрагентами. В 1С:УПП и 1С:ERP разная методология, и пользователи ожидали, что все будет работать как прежде, а оказалось, что нужно переучиваться. В ERP может быть три варианта ведения взаиморасчетов. Для того чтобы наглядно объяснить разницу, мы устраивали демонстрации, показывали, как данные попадают в отчеты, отражаются в бухгалтерских проводках и влияют на НДС. 



Надежда

Консультант-методолог 1С Neti


Пользователям трудно сразу принять новую систему. Обычно, когда люди переходят на ERP, они думают, что сядут, как за обычную бухгалтерию, и начнут работать. Но быстро  выясняется, что программа сложная и по-старому работать не получается. В этот переходный момент мы помогаем снять сопротивление: объясняем суть и методологию программы, чтобы люди поняли, с чем предстоит работать.

 


Результат

Мы завершили переход с УПП на 1С:ERP и закрыли дополнительные задачи за 9 месяцев — быстрее, чем обычно. Также мы помогли сотрудникам заказчика закрыть последний квартал годовой отчетности — работы пришлись на конец года. Благодаря этому мы запустились скорее и заказчику не пришлось в новом году работать в двух базах одновременно. 


✅ В итоге руководство заказчика получило прозрачный и понятный учет в разрезе проектов. Руководители могут смотреть первичную документацию по любым операциям и контролировать себестоимость. 

✅ Внутри подразделений направления деятельности протягиваются от заказа клиента до производства работ и реализации товаров и услуг. Контрагенты и сделки подгружаются в 1С из CRM-системы. Руководство видит все движения, закупки, расходы и выручку по каждой сделке. Заказчик может анализировать экономику направлений сразу в суммовых показателях. Раньше бухгалтеры высчитывали эти цифры вручную через Excel, а сейчас видят их сразу в базе.

✅ Больше не нужен ручной труд и в налоговом учете: все считается правильно и автоматически. Налоговые регистры формируются такими, какими они должны быть. 

✅ У пользователей разграничены права доступа по направлениям деятельности.  Сотрудники с обычным доступом из строительного направления не могут посмотреть, что делают коллеги из поддержки программного обеспечения, и наоборот. Даже если они работают с одним и тем же контрагентом. Проще говоря, никто не видит лишней информации.


Надежда

Консультант-методолог 1С Neti


Мне было интересно работать на проекте, потому что такие переходы на 1C:ERP как детище, которое ты развиваешь с нуля. Ставишь правильно учет, учишь людей работать, думаешь, как им было бы удобнее, как о них еще позаботиться, какие доработки выполнить. Конечно, не все шло гладко: ERP — тяжелая программа и на любом внедрении возникает трение, но это рабочие нюансы. Единственное, о чем я переживала после перехода, смогут ли сотрудники заказчика сами закрыть следующий квартал? Все ли у них хорошо? Они обратились всего два раза и в итоге справились самостоятельно. Я за них рада! Если сотрудники заказчика не обращаются за помощью, закрывают отчетный период сами, формируют регламентированную отчетность и не корректируют ее вручную, как раньше, — это главный критерий того, что переход с УПП на 1С:ERP прошел успешно.